QU'EST-CE QU'UN FORMULAIRE FISCAL W-9 ?

L'Internal Revenue Service (IRS) Formulaire W-9 s'intitule Demande de numéro d'identification fiscale et de certification . Ce document de l'IRS est conçu pour collecter des informations fiscales de base auprès de certains contribuables, qui peuvent être des particuliers ou des entreprises.

Objet du formulaire W-9

Tout d'abord, un W-9 fournit à une entreprise des informations de base sur les contribuables avec lesquels elle fait affaire. Il leur permet de déclarer le montant payé au contribuable pour les services rendus à l'IRS. Les citoyens américains et les particuliers étrangers résidents, les sociétés, les fiducies et d'autres types d'entités commerciales qui n'ont pas d'impôts retenus sur leurs revenus doivent remplir un formulaire W-9, tandis que les étrangers non résidents ou les particuliers Formulaire W-8 plutôt.

Quand les W-9 sont-ils requis ?

Une entreprise doit obtenir un W-9 de toute personne ou entreprise pour laquelle elle devra déposer une déclaration de renseignements auprès de l'IRS. Par exemple, une entreprise qui embauche un entrepreneur indépendant pour concevoir le nouveau site Web de l'entreprise devra probablement déposer un formulaire 1099-MISC auprès de l'IRS pour déclarer combien elle a payé le concepteur de sites Web.

Afin de déposer un 1099-MISC complet, l'entreprise a besoin des informations d'identification de l'entrepreneur - nom, TIN, adresse, etc. L'entreprise devra collecter un formulaire W-9 auprès de l'entrepreneur pour obtenir ces informations. De même, les entreprises demanderont souvent des formulaires W-9 aux fournisseurs d'entreprise afin qu'elles disposent des informations dont elles ont besoin pour déclarer leurs dépenses professionnelles, comme l'exige l'IRS.

Conservation des dossiers W-9

Comme avec la plupart documents fiscaux , les entreprises doivent conserver des copies de tous les formulaires W-9 pendant au moins trois ans après le dépôt de la dernière déclaration de revenus pertinente (ou la date d'échéance de la déclaration, si elle est postérieure). Dans l'exemple ci-dessus, si l'entreprise a passé un contrat avec le concepteur Web en 2017 et qu'il a terminé son travail avant la fin de l'année, l'entreprise doit conserver son formulaire W-9 au moins jusqu'au 16 avril 2021 (en supposant que l'entreprise a déposé son formulaire 2017 déclaration de revenus le 15 avril 2018).

Comment remplir un formulaire W-9

Le W-9 réel est assez court et relativement simple. Il se compose de trois parties principales : les informations personnelles, le NIF et la certification.

Section des renseignements personnels pour les particuliers

À la ligne 1, les particuliers doivent indiquer leur nom tel qu'il apparaît sur leur déclaration de revenus. Même s'ils sont techniquement une entité commerciale, les propriétaires uniques doivent mettre leur propre nom légal dans cette section.

Les propriétaires uniques répètent leur nom dans la deuxième ligne, qui appelle le nom de l'entreprise ou le nom de l'entité ignorée . Ici, ils placent leur nom complet et les lettres DBA, qui signifie 'faire des affaires en tant que', suivi du nom fictif de l'entreprise, le cas échéant. Par exemple, si John Smith était le propriétaire unique de Speedy Plumbing, il remplirait la première ligne en tant que John Smith et la deuxième ligne en tant que John Smith DBA Speedy Plumbing.

Ensuite, le contribuable coche la case Individuel/Propriétaire unique , située sous les lignes de nom. Le contribuable doit également fournir son adresse postale aux lignes 5 et 6. Les renseignements sur le client peuvent être inclus sur le côté droit du formulaire dans cette zone, mais ce n'est pas obligatoire.

Section des renseignements personnels pour les entreprises

Les entreprises ou autres entités doivent mettre leur nom légal (exactement tel qu'il apparaît sur leur déclaration de revenus) sur la ligne 1. Si l'entreprise a également un nom commercial ou DBA, cela va sur la ligne 2.

Ensuite, le contribuable coche la case indiquant comment l'entité commerciale est classée en fonction de sa structure juridique. Vous devrez spécifier si l'entité est une société C, une société S, un partenariat, une société à responsabilité limitée (LLC), etc.

Si l'entreprise est une LLC à membre unique, cochez la case Individuel/Propriétaire unique plutôt que la case LLC . Les LLC qui ont choisi une forme alternative d'imposition (par exemple, une LLC qui a choisi d'être imposée en tant que société S) saisiraient le code de classification fiscale dans l'espace à côté de la case à cocher LLC, comme indiqué par le formulaire.

L'adresse postale principale de l'entité doit être indiquée aux lignes 5 et 6. L'adresse du client peut également être ajoutée dans l'espace à droite de la section adresse postale, mais n'est pas obligatoire.

Dérogations

La plupart des contribuables laisseront en blanc les espaces de la ligne 4. Le premier espace de la ligne 4 indique que le contribuable est exonéré de la retenue à la source. Les particuliers et les propriétaires uniques ne seront presque jamais exemptés de la retenue à la source, mais dans certaines situations, les sociétés en sont exemptées. Les codes de bénéficiaire et les circonstances sont répertoriés sur la troisième page du W-9. si vous êtes admissible à l'une de ces conditions, vous devez inscrire le numéro de code approprié dans le premier espace de la ligne 4.

La section FATCA de la ligne 4 ne s'applique que si vous soumettez le W-9 à une institution financière étrangère et que vous êtes exempté de Loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA). Dans ce cas, examinez la liste des codes et des raisons sur la troisième page du formulaire W-9 pour voir si vous êtes admissible, et placez la lettre de code appropriée sur l'espace FATCA à la ligne 4. En cas de doute, demandez à l'institution financière qui demande le formulaire si vous devez ou non remplir cet espace.

Informations sur le numéro de compte

La dernière ligne de la section des informations personnelles fait référence aux numéros de compte . Ici, le contribuable répertorie tous les comptes qu'il a auprès de l'IRS pour rembourser des impôts ou des paiements anticipés pour des obligations fiscales anticipées. Ces informations sont facultatives et doivent généralement être laissées en blanc.

Numéro d'identification fiscale (TIN)

La section TIN doit être remplie, que le contribuable soit un particulier, un propriétaire unique ou une entité commerciale.

Les particuliers placent leur numéro de sécurité sociale sur le côté droit du formulaire, dans les espaces prévus.
Les propriétaires uniques et les SARL à membre unique peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale ou leur numéro d'identification d'employeur (EIN), bien que l'IRS préfère les numéros de sécurité sociale.
Même si une personne spécifique est responsable de l'entité, d'autres types d'entités commerciales placent leur EIN dans les espaces fournis.

Section des certifications

Dans cette section, le contribuable signe le formulaire et atteste que les renseignements qu'il contient sont véridiques. Le fait de ne pas fournir ou de déposer sciemment de fausses informations expose le contribuable à des sanctions.

Conformité W-9

Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou une entreprise fournissant des services à un client ou si vous êtes une entreprise qui embauche des particuliers ou des entités commerciales pour fournir des services, les formulaires W-9 sont essentiels pour la conformité fiscale. Demandez conseil à un fiscaliste qualifié si vous avez des circonstances particulières ou si vous ne savez pas si vous devez remplir ou demander ce formulaire.