Comment faire une demande de subventions en quelques étapes simples

Demander des subventionspour les organisations à but non lucratif peut sembler intimidant si vous n'en avez jamais écrit auparavant. Bien que vous ayez besoin d'être minutieux et de faire vos recherches,rédiger une subventionpeut être un processus simple si vous suivez les étapes traditionnelles que les autres auteurs de subventions à but non lucratif utilisent pour financer le succès.

Examinez d'abord les informations de votre organisation

Avant même de commencer à demander des subventions, vous devez vous asseoir avec votre conseil d'administration et votre personnel et vous assurer que votre organisation est prête à demander des subventions. La plupart des bailleurs de fonds s'attendront à un certain niveau de préparation de la part d'une organisation avant de vous considérer pour un financement. Cela signifie que vous devez avoir mis en place les aspects suivants de votre organisation avant de commencer le processus de rédaction de la subvention :

1. Vos documents et votre statut juridique en tant qu'organisation à but non lucratif 501c3 doivent être en place, ce qui comprend votre lettre de détermination de l'impôt de l'Internal Revenue Service, vos statuts constitutifs et vos règlements.
2. Un conseil d'administration avec au moins le nombre minimum de membres spécifié dans les statuts.
3. Un énoncé de mission et de vision clairement articulé.
4. La capacité d'utiliser l'argent de la subvention si elle est financée, ce qui peut signifier du personnel rémunéré, des bénévoles et des sous-traitants, ainsi que de l'équipement et une installation, prêts à fonctionner.
5. Un ensemble de processus financiers mis en place pour garantir que les fonds sont utilisés correctement avec les procédures comptables généralement acceptées.

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Notez que de nombreux bailleurs de fonds ont maintenant des formulaires de demande en ligne, vous devrez donc avoir des copies électroniques de tous ces éléments ainsi que des copies physiques.

A quoi sert le financement ?

La prochaine étape cruciale est d'avoir un programme ou un projet dédié que vous souhaitez faire financer. La plupart des fondations et des agences de financement ne vous fourniront pas d'argent à utiliser pour les dépenses générales de fonctionnement, bien que quelques-unes fourniront des capitaux d'amorçage à de toutes nouvelles organisations à but non lucratif. Lorsque vous rédigez une subvention, vous devez avoir un besoin spécifique pour la subvention avec des buts, des objectifs et des échéanciers clairement définis. Si vous et votre conseil d'administration n'avez pas déterminé ce que cela sera et que vous envoyez une demande de financement générale, vos chances d'obtenir un financement sont très faibles. Au minimum, votre programme devrait avoirObjectifs SMARTqui sont bien articulés et convaincants et répondent à un besoin clairement démontré. Les objectifs SMART sont ceux qui sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.

Rédiger votre demande de subvention

Une fois que votre structure organisationnelle est en place et que vous avez un programme avec des objectifs spécifiques que vous souhaitez financer, il est temps de commencer le processus de candidature. Afin de gagner du temps, il est utile de retirer tous les documents typiques qui vous seront demandés au cours du processus de candidature. Certaines agences et bailleurs de fonds vous demanderont du matériel supplémentaire, mais vous pouvez vous attendre au minimum à ce que vous deviez fournir :

• Une copie de votre lettre de détermination de l'impôt de l'IRS
• Dossiers fiscaux vérifiés ou formulaire 990 de l'année précédente si disponible
• Une brève description de votre organisation, sa mission et les objectifs mesurables et le calendrier du projet
• Une demande de financement spécifique qui comprendra un budget par poste pour le projet ainsi que des informations sur votre budget global pour démontrer que votre organisation peut fonctionner sans argent si besoin est
• Un plan de collecte de fonds clairement articulé pour l'avenir, car la plupart des bailleurs de fonds voudront savoir que vous pourrez continuer le programme après l'avoir financé et que vous pourrez collecter plus d'argent par vous-même une fois que l'argent de la subvention sera épuisé
• Une description avec les biographies professionnelles de tous les membres clés du personnel ou des bénévoles qui seront impliqués dans le projet
• Certains bailleurs de fonds peuvent également demander une copie de vos statuts constitutifs, de vos règlements et une liste de votre conseil d'administration avec leurs informations de base.
• Bien que cela ne soit pas toujours demandé, l'inclusion de lettres de soutien de membres de la communauté pouvant attester de la nécessité du projet proposé peut aider à fournir les informations nécessaires à l'agence de financement.
• Dans certains cas, la fondation peut faire des demandes spécifiques telles qu'une présentation médiatique de votre programme, des brochures de programme ou des rapports annuels.

Organismes de financement de la recherche

Une grosse erreur que commettent de nombreux nouveaux auteurs de subventions est d'envoyer des demandes de subvention à chaquesource de financementils peuvent trouver sans obtenir plus d'informations. La plupart des fondations et des organismes de financement ont des critères spécifiques qui doivent être remplis pourrecevoir un financement.

• Ils peuvent se spécialiser dans une certaine population, comme les femmes et les enfants, ou dans unun lieu spécifiquecomme la région médio-atlantique.
• D'autres ne financent que certains types d'organismes à but non lucratif, tels que les refuges pour sans-abri ou les groupes religieux.
• La plupart des fondations ne fournissent également qu'un type de soutien spécifique, tel que le financement pour démarrer un nouveau programme ou pour des besoins technologiques.
• Quelques-uns fournissent des fonds de fonctionnement généraux, mais ces types de bailleurs de fonds sont difficiles à trouver et reçoivent généralement beaucoup, beaucoup plus de demandes que ce qui peut être financé.

Sois sûr queles fondationsauquel vous postulez sera intéressé à financer votre programme et à aider votre population spécifique avant de commencer le processus de rédaction de la demande de subvention. La plupart des fondations et des entreprises disposeront d'informations publiques sur les personnes qu'elles ont financées dans le passé. Par conséquent, l'examen de ces listes peut vous donner une bonne idée de la place que votre organisation occuperait dans leurs plans de financement.

Trouver des bailleurs de fonds potentiels

Selon l'endroit où vous vivez, votre bibliothèque locale peut avoir des ressources pour trouver des fondations et des sociétés locales et nationales qui fournissent des fonds. Sinon, vous pouvez faire la plupart de vos recherches en ligne. Il existe plusieurs sites sur lesquels vous pouvez trouver des bailleurs de fonds :

• Annuaire de la Fondation en ligne vous permet de rechercher gratuitement des fondations en effectuant une recherche par nom de fondation, numéro EIN fiscal, emplacement ou fourchette de dollars pour les dons. Si vous voulez avoir une capacité de recherche plus robuste, vous pouvez payer pour leur projet professionnel qui couvre également les fondations d'entreprise, les organismes de bienfaisance publics et les agences gouvernementales.
• étoile-guide est un site Web qui vous permet de rechercher gratuitement, une fois que vous avez créé un compte via une base de données nationale d'organisations à but non lucratif qui comprend des fondations.
• FondationRecherche est un site qui aide les organisations à but non lucratif à trouver des sources de financement pour une gamme de prix en fonction de votre organisation.
• Le Conseil des fondations a un Répertoire de localisation des fondations communautaires sur leur site internet.
• Conseiller en subventions vous permet de rechercher des bailleurs de fonds par état.
• GrantWatch est un service payant qui vous aide à trouver des opportunités de financement. Vous pouvez vous abonner pour 18 $ par semaine, 45 $ par mois, 90 $ par trimestre ou 199 $ pour l'année.
• GrantStation est un service payant similaire à GrantAdvisor. Un abonnement d'un an coûte 139 $ ou 189 $ pour deux ans. Les abonnements comprennent des informations utiles sur la façon de rédiger des subventions ainsi que des répertoires de bailleurs de fonds.

Une autre façon de trouver des organismes de financement et des fondations est de parler à votre Centraide local, qui pourra peut-être vous renseigner sur les fondations familiales locales qui n'ont pas de sites Web ou de publicité. Réseautez également avec d'autres organisations à but non lucratif et découvrez où elles ont reçu leur financement. Non seulement ils peuvent vous aider à vous fournir des informations sur les sources de subventions, mais vous pourrez peut-être former des coalitions avec eux pour travailler à votre cause, que les bailleurs de fonds considèrent généralement très favorablement.

Organisez-vous avant d'écrire

Une fois que vous avez fait vos recherches et trouvé un groupe de fondations et d'entreprises auquel vous souhaitez postuler, il est utile de créer d'abord une feuille de calcul. Incluez des colonnes sur le nom du bailleur de fonds, la date limite de candidature, tout le matériel requis et vos progrès sur la subvention, y compris des colonnes de coche permettant à différentes personnes d'examiner votre subvention terminée. C'est toujours une bonne idée de demander à quelqu'un de réviser votre écriture pour la grammaire générale et la clarté, ainsi que de demander à certains membres du personnel et du conseil de l'examiner pour voir à quel point elle démontre clairement la nécessité du programme.

Lis les instructions

Cela peut sembler une étape évidente, mais c'est une étape importante. Assurez-vous d'avoir dressé une liste de contrôle de tous les documents justificatifs requis par le bailleur de fonds. Lisez attentivement leurs directives pour être sûr de répondre à toutes les questions posées sur leur formulaire de demande. Vous ne voulez pas manquer une subvention parce que vous avez manqué de répondre à une question clé.

Parlez à la fondation individuelle dans votre demande

Bien que vous puissiez constater que de nombreux bailleurs de fonds ont des demandes de subvention similaires, et parfois identiques, cela ne signifie pas que tous le feront. Soyez conscient des différences et assurez-vous que vousécrivez votre subventionspécifiquement aux demandes de chaque bailleur de fonds. Vous pouvez d'abord rédiger une description globale de votre demande, puis l'utiliser comme base pour chaque demande individuelle. Assurez-vous simplement de peaufiner chaque demande individuelle pour répondre aux questions de ce bailleur de fonds, et en fonction de son objectif, vous souhaiterez peut-être fournir des informations supplémentaires à une subvention qui permet à votre demande de se démarquer.

Une demande de subvention typique

La plupart des demandes de subvention ont tendance à poser des questions très similaires et à suivre la même structure. En général, vous pouvez vous attendre à ce qu'une application comporte les sections suivantes :

1. Les qualifications de votre organisation décrivent votre histoire, votre mission et votre objectif ainsi que le personnel et les bénévoles clés. L'objet de cette section est de démontrer que vous avez la capacité de réaliser le programme proposé.
2. L'évaluation des besoins, ou énoncé du problème, décrit le problème que votre projet tente de résoudre. C'est un bon endroit pour inclure des statistiques et des données concrètes sur la population que vous essayez de servir et pourquoi elle a besoin d'aide.
3. Les buts et objectifs de votre programme proposé, qui doivent être spécifiques, mesurables et avoir un échéancier clair.
4. Une section méthodologique est l'endroit où vous décrivez votre programme en détail. C'est ici que vous écrivez comment vous atteindrez chaque but et objectif, y compris qui fera le travail et quand.
5. Une section d'évaluation décrit comment vous passerez en revue les buts et objectifs du programme pour déterminer quels éléments ont été atteints et ce qui nécessite un travail supplémentaire. Il peut également inclure des descriptions de processus tels que des sondages auprès des clients, des commentaires de la communauté, etc. L'évaluation est souvent un domaine négligé d'une subvention et plus vous pourrez démontrer au bailleur de fonds comment vous vous assurerez que ses fonds ont été bien utilisés, plus il jugera votre proposition avec sérieux.
6. Une section budgétaire qui doit décrire en détail comment l'argent sera utilisé, y compris des postes spécifiques. Vous devrez également probablement inclure un budget pour l'ensemble de votre organisation en plus du budget du programme spécifique.
7. Une section de financement qui décrit comment votre organisation a l'intention de trouver du financement à l'avenir pour votre programme. C'est aussi une section critique qui est parfois négligée. Un bailleur de fonds veut non seulement savoir que vous allez bien utiliser son argent, mais que vous avez un plan en place pour continuer à trouver du financement, car de nombreuses subventions ne sont valables que pour un an.

Faire un examen final avant la soumission

Une fois que vous avez rédigé votre subvention et que toutes vos pièces justificatives ont été rassemblées, assurez-vous de procéder à un examen final. Il est facile de manquer un document ou une section, surtout si vous écrivez beaucoup de subventions ou si c'est une demande particulièrement longue. Avoir une deuxième ou une troisième personne pour passer par la subvention avec vous est toujours une bonne idée. Conservez une copie de la subvention pour vos dossiers avant de l'envoyer par la poste ou cliquez sur Soumettre en ligne.

Demander avec succès des subventions pour les organisations à but non lucratif

Ne vous découragez pas si vous êtes refusé pour la première demande de subvention que vous envoyez. N'oubliez pas que vous êtes en concurrence avec de nombreuses autres organisations à but non lucratif avec des programmes dignes et que les bailleurs de fonds disposent d'un montant limité pour chaque cycle de financement. Plus vous travaillez à la rédaction de subventions, plus vous vous entraînerez à affiner votre message et à faire unArgument convaincanten faveur de servir votre cause et mériter la population dans le besoin.