Exemple de lettre pour fermer une entreprise

Chaque situation de fermeture d'entreprise a des détails différents. Le type d'entreprise dictera les actions que vous, vos clients ou vos fournisseurs devrez prendre avant la fermeture définitive de l'entreprise. Pour développer une lettre personnalisée répondant à vos besoins, commencez par un exemple de lettre et adaptez le libellé pour refléter les détails de votre situation particulière.

Modèles de lettre de clôture d'entreprise

Si vous gérez le processus de fermeture d'une entreprise, il peut être approprié que vous envoyiez des lettres à vos clients et fournisseurs. Des exemples de lettres pour ces publics sont fournis ici. Vous pouvez accéder à chaque modèle en cliquant sur l'image correspondante. Chaque modèle est un document PDF personnalisable qui peut être enregistré et imprimé au besoin. Regarde çaguide des imprimablespour l'aide à travailler avec les documents.

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Avis client

Ce modèle est conçu pour être envoyé aux clients pour leur faire savoir qu'une entreprise ferme. Il est particulièrement important d'envoyer ce type de lettre si les clients ont besoin de récupérer des articles à votre emplacement ou de prendre d'autres mesures avant que l'entreprise ne cesse ses activités.

Téléchargez la notification client de la lettre de clôture d'entreprise.

Notification fournisseur

Utilisez cette lettre pour informer les fournisseurs que votre organisation cessera ses activités, en vous assurant de fournir un préavis suffisant pour permettre la facturation finale du compte, le paiement et la résolution de tout problème en suspens.

Téléchargez la lettre de notification de clôture d'entreprise fournisseur.

Raisons d'écrire une lettre de fermeture d'entreprise

Une fois que vous avez pris la décision de fermer votre entreprise, il n'est pas conseillé de simplement accrocher un panneau fermé à votre porte. Il est préférable d'annoncer la fermeture à vos clients et fournisseurs avec une lettre formelle. Ils ont joué un rôle clé dans vos activités commerciales en achetant vos produits et services et, dans le cas des fournisseurs, en vous fournissant des produits et services qui ont joué un rôle déterminant dans votre entreprise. En tant que l'un de vos derniers actes de service à la clientèle, vous devrez leur avertir à l'avance que votre entreprise ne sera plus disponible.

La lettre de fermeture d'entreprise est un excellent moyen de créer une fin professionnelle à votrerelation commerciale actuelleet expliquez toutes les mesures qui doivent être prises par vos clients et fournisseurs. L'envoi de ce type de lettre montre un effort de bonne foi pour communiquer et accommoder ceux avec qui votre organisation a mené des affaires. Cela peut également aider à garantir que toutes les questions sont traitées avant la clôture, ce qui peut aider à éviter que des problèmes juridiques potentiels ne surviennent plus tard.

Délai de notification de fermeture

Il n'y a pas de règle absolue concernant le moment où vous devez envoyer unlettre de fermeture d'entreprise. La date réelle du courrier dépendra de plusieurs facteurs.

Les clients

Vous voulez que vos clients spéciaux entendent parler de la fermeture de votre entreprise par vous, et non par le biais de rumeurs ou de la découverte d'une porte fermée sans préavis. Avoir un avis renforce à vos clients que vous pensez qu'ils sont spéciaux et leur donne l'occasion d'effectuer toutes les transactions commerciales finales nécessaires avec vous.

En général, envisagez d'envoyer une lettre de notification de clôture ou d'inclure une copie de la lettre dans votre facture mensuelle au moins 30 jours avant la date de clôture. Une entreprise de services telle qu'un nettoyeur à sec ou un atelier de réparation devra laisser aux clients suffisamment de temps pour venir récupérer leurs effets personnels. Un commerce de détail voudra probablement laisser beaucoup de temps à unvente pour réduire leur inventaire, la lettre de fermeture de l'entreprise étant publiée avant le début de la vente.

Fournisseurs

Il est généralement préférable d'informer les fournisseurs de votre intention de fermer au moins 60 jours avant la date finale de votre opération. Cela laissera suffisamment de temps pour que les comptes soient réglés et fermés.

Considération spéciale pour les plans futurs

Si vous êtesvendre une entrepriseet prévoyez d'ouvrir une nouvelle entreprise connexe immédiatement après, vous voudrez peut-être minimiser le temps qui s'écoule entre les deux. Par exemple, vous pouvez décider de reporter l'envoi de la lettre de fermeture d'entreprise juste avant la date de fermeture si vous vendez votre franchise d'entretien ménager et ouvrez votre propre service d'entretien ménager.

Que communiquer dans votre lettre

Les principaux objectifs d'une lettre de fermeture d'entreprise sont d'exprimer clairement les détails de la fermeture d'entreprise et de remercier sincèrement le lecteur pour son entreprise ou son service. Ces lettres n'ont pas besoin d'être longues pour être efficaces. La lettre doit :

• Dites au lecteur la date de fermeture de l'entreprise
• Informez le lecteur de tout ce qu'il doit faire (comme récupérer son nettoyage à sec, payer sa facture impayée ou se présenter pour une vente de fermeture)
• Dire au lecteur où adresser ses questions
• Remerciez le client ou le fournisseur pour son activité

La lettre n'a pas à donner une raison pour laquelle l'entreprise est fermée. Si la raison est une bonne nouvelle, comme le départ à la retraite du propriétaire, vous pouvez décider d'inclure la raison dans la lettre. Sinon, il est généralement préférable de concentrer la lettre sur des sujets importants pour le lecteur, comme ce qu'il doit faire et quand.

Maintenir la relation

Il est toujours préférable de quitter une relation d'affaires sur une note positive. Même si vous ne prévoyez plus jamais de revoir ou de travailler avec une personne, il est préférable d'être utile, positif et sincère dans les lettres de clôture d'entreprise. Votre professionnalisme facilitera la fermeture de l'entreprise et vous donnera peut-être une longueur d'avance si vos futurs plans d'affaires vous amènent à travailler avec ces mêmes personnes à l'avenir.