EXEMPLE DE NOTE DISCIPLINAIRE DE L'EMPLOYÉ

Il est important de documenter la discipline des employés par écrit. L'utilisation d'un exemple de note disciplinaire d'un employé pour rédiger votre propre note peut vous aider à trouver les mots pour dire ce qui doit être dit de manière professionnelle et claire. Cependant, lorsque vous utilisez un modèle de mémo disciplinaire, assurez-vous que votre document final est conforme aux politiques de votre entreprise et suit un format de mémo professionnel standard .

Exemple de note disciplinaire de l'employé

Si vous devez rédiger une note disciplinaire, envisagez d'utiliser l'exemple de document ci-dessous comme guide. Bien sûr, il devra être modifié pour répondre à vos besoins en fonction de la situation spécifique à laquelle vous faites face, mais il constitue un bon point de départ. Cliquez sur l'image pour ouvrir le modèle PDF imprimable dans une fenêtre séparée et enregistrez-le sur votre disque dur. Remplissez les informations pertinentes pour enregistrer vos modifications et vous aurez le premier brouillon de votre mémo. Si vous rencontrez des problèmes avec le document, consultez ceciguide pour les imprimables Adobe.

Objectifs de la note disciplinaire

Une note disciplinaire sert à plusieurs fins. Premièrement, il documente un avertissement concernant une mauvaise performance ou un comportement inacceptable de la part d'un employé spécifique. Deuxièmement, il documente les tentatives de l'employeur pour rectifier le problème et toutes les mesures prises. Troisièmement, il documente les conséquences et/ou la discipline à prendre à la suite du comportement. La note disciplinaire peut également inclure une inférence aux conséquences futures, telles que la perte de leur emploi si le problème n'est pas rectifié.

Conseils d'écriture

Trouver les bons mots pour une note disciplinaire d'un employé peut être difficile, surtout si vous aimez éviter la confrontation. Pour vous aider à démarrer, dressez une liste des comportements problématiques ou des aspects du rendement au travail de l'employé qui doivent être traités. Cette liste peut aider à garder le mémo concentré et propose des idées pour définir clairement l'infraction, ainsi que la réponse de votre entreprise. Assurez-vous que vous maintenez un ton professionnel tout au long de la note et que l'accent est mis sur les problèmes spécifiques et les conséquences associées.

Vous voudrez peut-être demander à votre conseiller juridique de vous aider à rédiger le document, ou au moins d'en examiner le contenu avant de remettre la note à l'employé qui fait l'objet de mesures disciplinaires. Cela peut aider à s'assurer qu'il n'y a pas de langage malheureux dans la note de service qui pourrait entraîner des problèmes évitables si la situation conduit à la cessation d'emploi à l'avenir.

Exemple de formulaire disciplinaire/de conseil

Dans certaines situations, il peut être avantageux d'utiliser un rapport disciplinaire/de conseil à la place ou en plus d'une note disciplinaire. Il s'agit d'un formulaire à remplir qui fournit un moyen structuré de documenter les comportements problématiques spécifiques et de détailler les actions à entreprendre pour corriger les problèmes. L'utilisation de ce type de formulaire fournit un cadre cohérent à utiliser lors de la communication avec les employés sur toutes sortes de problèmes disciplinaires, y compris les problèmes de performance et de comportement. Il est souvent utilisé lors des conversations initiales sur les problèmes disciplinaires et est suivi d'une note lorsque le problème persiste ou s'aggrave au point où des mesures supplémentaires sont nécessaires.

Modèle de formulaire disciplinaire/de conseil

Si vous souhaitez disposer d'un formulaire standard pouvant être utilisé pour documenter les conversations disciplinaires et/ou de conseil avec les employés, le modèle fourni ci-dessous est un excellent point de départ. Comme pour le mémo, cliquez sur l'image pour télécharger le document PDF modifiable. Enregistrez-le et personnalisez-le pour vos besoins, en l'utilisant comme formulaire à remplir chaque fois que vous avez besoin de documentation pour une conversation avec un employé concernant la discipline ou le conseil.

Cliquez pour télécharger un formulaire disciplinaire/de conseil.

Exemple de plan d'amélioration des performances

Si les procédures de votre entreprise impliquent la mise en œuvre d'un plan d'amélioration formel si le conseil initial ne résout pas la situation, vous aurez peut-être également besoin d'un plan d'amélioration des performances (PIP) standard. Si tel est le cas, utilisez ce modèle de plan d'amélioration des performances comme point de départ pour créer un formulaire PIP standard à utiliser dans de telles situations.

Considérations relatives à la rédaction des formulaires disciplinaires

Même s'il y a moins d'écriture impliquée dans un formulaire qu'un mémo, vous devez quand même remplir des détails spécifiques sur le comportement problématique et les actions qui doivent être prises. Comme pour un mémo, vous devez communiquer clairement les problèmes et les résultats attendus de manière professionnelle et objective.

Dans les situations où les superviseurs remplissent ces documents, il est sage de les faire examiner par le professionnel des RH de l'entreprise avant de communiquer avec les employés. Il peut également être conseillé de faire réviser la version finale de votre formulaire par un conseiller juridique, en particulier lorsqu'il s'agit d'infractions ou de problèmes importants. Dans certaines situations, il peut également être judicieux de demander à votre avocat spécialisé en droit du travail d'examiner les formulaires remplis avant de les partager également avec les employés.

Livrer les avis disciplinaires à la main

Dans le cas d'une communication formelle liée à la discipline des employés, il est préférable de remettre la documentation en main propre directement au destinataire. Cela empêchera l'employé de dire qu'il ne l'a jamais reçu et lui donnera l'occasion de discuter de la situation au moment où la note ou le formulaire est remis. Il est sage de faire signer à l'employé un accusé de réception attestant qu'il a reçu l'avis disciplinaire. Cette reconnaissance doit être placée dans le dossier personnel de l'employé.

Valeur de la documentation

Il est important de documenter chaque étape du processus disciplinaire. Les détails peuvent être déformés ou oubliés lorsque les réprimandes ne sont faites que verbalement. Notez-le par écrit et conservez les documents dans vos dossiers pour référence future. Si un employé est finalement licencié parce qu'il ne tient pas compte de l'avertissement et n'améliore pas ses performances ou ne modifie pas son comportement négatif, une documentation bien rédigée reflète une véritable tentative de l'employeur d'aider l'employé à s'améliorer, et elle énonce les conséquences s'il ne 't.

Si un travailleur licencié décide d'engager un avocat et prétend qu'il a subi une discrimination d'une manière ou d'une autre, la documentation disciplinaire fournit des preuves tangibles que l'employé a reçu de nombreux avertissements et a eu la possibilité de changer, et qu'il connaissait les conséquences possibles si ses performances ne s'amélioraient pas. Dans les cas qui aboutissent devant les tribunaux, la documentation clarifie les procédures qui ont été suivies, le nombre de fois où l'employé a été averti et le fait qu'il savait qu'il risquait de perdre son emploi si le problème n'était pas résolu par un changement dans ses actions .