Exemples de lettres de réclamation

Lorsque vous n'êtes pas satisfait d'une situation, d'un produit ou d'un service, la rédaction d'une lettre formelle de plainte commerciale est un moyen de le résoudre. Utilisez l'un des exemples de lettres fournis ici comme point de départ ; cliquez simplement sur votre choix pour ouvrir un PDF que vous pouvez modifier, enregistrer et imprimer. Regarde çaguide des imprimablessi vous avez besoin d'aide.

Exemple de lettre de réclamation concernant un mauvais produit

Si vous avez acheté un produit défectueux ou de mauvaise qualité et que les efforts pour résoudre le problème ont échoué, votre prochaine étape consiste à écrire une lettre à l'entreprise pour demander un remboursement ou un remplacement. Idéalement, les magasins remplaceront les produits défectueux et ceux qui ne fonctionnent pas comme prévu. Cependant, cela n'arrive pas toujours. Quand les entreprises negérer correctement les réclamations des clientsau début, écrire une lettre de plainte peut être votre seul recours, sauf si vous souhaitez engager une action en justice.

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Lettre de réclamation produit défectueux

Suivez simplement la mise en page de cette lettre, mais ajoutez vos propres détails.

• En haut à gauche : Votre nom, adresse et numéro de téléphone. Vous pouvez également inclure votre adresse e-mail. L'objectif est d'obtenir une réponse et plus vous pouvez faciliter la réponse du cadre occupé, mieux c'est.
• Tapez le nom de la personne que vous contactez, le nom de l'entreprise, la rue, la ville, l'état et le code postal sur des lignes séparées (sans espaces).
• Ajoutez votre salutation. Soyez précis ici si possible. Utilisez 'Cher M. Jones' au lieu de 'Cher Monsieur'.
• Commencez par le fait que vous êtes un client fidèle ou novice. Exemple : Je suis un client fidèle depuis 20 ans et j'ai acheté plusieurs de vos produits.
• Continuez avec les faits de la façon dont le produit a échoué. Soyez aussi spécifique que possible. Incluez la date à laquelle vous avez acheté l'article, combien vous l'avez payé, et quand et comment il n'a pas répondu aux attentes.
• Expliquez les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème. Exemple : Le 5 avril, j'ai contacté Roger au magasin Example City et j'ai demandé un remboursement. Il a refusé de me rembourser. Même si la personne a été extrêmement impolie, tenez-vous-en aux faits de ce qui a été dit/fait et laissez l'émotion de côté.
• Enfin, commencez un paragraphe de clôture et expliquez ce que vous souhaitez en retour. Par exemple, voulez-vous qu'ils remplacent le produit ou vous remboursent ?
• Fermez la lettre en ajoutant votre nom et votre signature.

Exemple de lettre à la direction au sujet d'un service médiocre

Lorsque vous payez pour un service, comme un repas au restaurant, vous vous attendez à un excellent service client . Malheureusement, cela n'arrive pas toujours. Si le service était assez affreux, vous pourriez penser que vous avez droit à un remboursement ou à un service de remplacement. Si vous avez parlé au responsable sans résultat, il est peut-être temps d'écrire une lettre de plainte officielle au fournisseur de services au sujet des pauvresService Clientstu as reçu.

Lettre de réclamation pour mauvais service

Adaptez la lettre à votre situation.

• Écrivez votre nom et vos coordonnées dans le coin supérieur gauche de la page.
• Incluez le nom de la personne que vous contactez (de préférence un directeur régional, un propriétaire ou un PDG), le nom de l'entreprise et l'adresse.
• Ajoutez une salutation. Exemple : Cher M. Jones :
• Expliquez le motif de la visite de l'établissement. Un exemple serait que vous y mangez régulièrement car c'est l'un de vos restaurants préférés.
• Expliquez le problème qui s'est produit. Par exemple, vous vous êtes assis pendant une heure avant que quelqu'un ne vienne prendre votre commande, vos commandes étaient fausses, la serveuse vous a insulté, etc.
• Faire une demande de remboursement ou de remplacement. Si vous avez mangé au restaurant, vous voudrez peut-être leur offrir une autre chance s'ils vous envoient une carte-cadeau d'une valeur appropriée.
• Fermez la lettre avec votre nom et votre signature.

Exemple de lettre de plainte d'employé

Si vous rencontrez de graves problèmes au travail, écrivez une lettre de plainte exprimant votre inquiétude à votre patron ou auressources humainesgestionnaire fait double emploi. Premièrement, cela peut aider votre patron ou votre représentant RH à résoudre la situation. Deuxièmement, cela peut protéger votre travail, surtout si le problème a un impact sur votre travail ou si un autre employé vous harcèle.

Lettre de réclamation de l'employeur

Contrairement aux autres exemples de cet article, la lettre à votre employeur sera probablement envoyée via des communications internes au format e-mail. Si vous préférez rédiger la plainte sur papier, gardez-la moins formelle que les autres lettres. Bien que ce soit une bonne idée d'utiliser un ton et un format professionnels lors de la rédaction de ce type de lettre, il n'est pas nécessaire d'inclure vos coordonnées ainsi que le nom et l'adresse de votre employeur. Vous pouvez utiliser unformat de mémopuisque le document est interne à votre entreprise.

• Datez la lettre. Ceci est important au cas où vous en auriez besoin pour le montrer aux RH et protéger votre travail.
• Commencez par une salutation. Appelez votre patron comme vous l'appelez normalement. Si la relation est formelle, commencez par Cher M. Jones , par exemple. Si la relation est informelle, il est acceptable d'écrire quelque chose comme Cher Jim .
• Allez droit au but dans votre premier paragraphe. Dites-lui pourquoi vous écrivez la lettre et que le problème a un impact sur votre travail. Évitez les émotions et n'énoncez que les faits, surtout s'il s'agit de harcèlement par un autre employé ou d'un conflit personnel.
• Expliquez comment vous pensez que la situation peut être résolue, mais faites savoir à votre patron que vous êtes ouvert à discuter d'autres solutions.
• Dans le dernier paragraphe, expliquez que vous voulez faire du bon travail et pourquoi le problème a un impact sur votre travail. Dans le modèle de lettre, la travailleuse demande que plus d'employés soient ajoutés à son service parce que la pénurie affecte sa capacité à bien faire son travail. La lettre se termine en déclarant qu'elle sera heureuse de planifier une réunion avec son patron pour discuter de la question.
• Terminez en signant la lettre et en ajoutant votre nom.

Conseils pour rédiger une lettre de plainte commerciale efficace

Une lettre de colère ou de menace est inefficace. N'oubliez pas que la personne à qui vous vous adressez n'est peut-être pas le propriétaire de l'entreprise qui a fabriqué un produit défectueux, mais un représentant du service client engagé pour vous aider. Il est dans votre intérêt de rester calme et concentré.

Adressez votre lettre à une personne précise. le Ministère de la Justice du New Jersey conseille aux consommateurs de chercher dans le registre des sociétés, des administrateurs et des dirigeants de Standard & Poor's ou dans le registre Thomas des fabricants américains pour trouver une adresse et le nom du PDG de l'entreprise. Vous pouvez également consulter le site Web de l'entreprise. Incluez vos coordonnées. Ajoutez votre nom, adresse et numéro de téléphone en haut de votre lettre afin que l'entreprise puisse vous contacter avec des résolutions possibles. Inclure des copies de tous les reçus. Incluez également d'autres documents pertinents concernant votre plainte. Conservez tous les originaux. Utilisez le format commercial standard pour les lettres de réclamation. Cela inclura les paragraphes bloqués à simple interligne avec des espaces doubles entre chaque paragraphe et sans retrait. Ajoutez une date en haut de votre lettre. Cela permettra à un cadre occupé de voir immédiatement quand la plainte est arrivée. N'étirez pas la vérité pour l'effet ; s'en tenir aux faits. Si cela semble exagéré, le lecteur pourrait ne pas vous croire et hésitera à vous aider. Gardez la lettre courte. Les cadres sont des gens occupés. Si vous faites la lettre trop longue, la personne à la réception peut ne pas finir de lire votre lettre.

• Tapez votre lettre. Il aura l'air plus professionnel et sera plus facile à lire. N'oubliez pas qu'une lettre envoyée par la poste a plus de poids qu'un e-mail.

Rédigez et envoyez la lettre dans la semaine suivant l'incident ou lorsque le produit a cessé de fonctionner. Adressez l'extérieur de l'enveloppe à l'attention de la personne à qui vous avez adressé la lettre afin qu'elle arrive sur le bon bureau.

Exprimez vos préoccupations

Si vous avez une réclamation, n'hésitez pas à faire entendre votre voix. La plupart des entreprises seront intéressées à faire les choses correctement afin de pouvoir vous garder en tant que client. Même si le problème est au travail, il est préférable de parler poliment tant que vous vous conduisez de manière professionnelle et raisonnable. La rédaction d'une lettre de plainte commerciale formelle adaptée à votre situation est considérée comme une bonne pratique dans de telles situations.