Traitement manuel des cartes de crédit

Le paiement par carte de crédit ou de débit devient rapidement le mode de paiement préféré. Souvent, les commerçants sont en mesure de glisser les cartes pour un traitement électronique immédiat, mais dans certains cas, cela peut ne pas être une option. Le traitement manuel des cartes de crédit est effectué en prenant une empreinte de la carte de crédit d'un client, ou en retirant les informations de carte du client, et en traitant la carte de crédit ultérieurement par téléphone ou Internet.

Utilisations pour le traitement manuel

Le traitement manuel des cartes de crédit peut être requis dans les cas où les services Internet et téléphoniques ne sont pas disponibles, ou lorsque l'utilisation de ces services serait impraticable. Les salons professionnels, les concerts, les marchés aux puces et les événements spéciaux sont des lieux où le traitement manuel des cartes peut être utilisé.

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En outre, les commerçants dont les emplacements ont été touchés par une catastrophe naturelle, une panne électrique ou une défaillance du système peuvent avoir besoin de traiter manuellement pour maintenir l'activité de vente.

Équipement nécessaire

Certains commerçants qui trouvent systématiquement pratique de traiter manuellement peuvent investir dans une machine d'impression de carte de crédit. Ces machines utilisent du papier carbone pour faire une copie physique de la carte de crédit sur un bordereau de vente en imprimant l'image sur le papier après qu'un bloc épais a été glissé sur la carte réelle. Le bordereau de vente indique le montant total dû par le client, et le client s'engage à payer ce montant en signant le bordereau après la prise d'empreinte.

Traitement manuel sans équipement

Alternativement, les commerçants peuvent également rédiger un bordereau de vente et noter les informations de carte de crédit sans machine d'impression. Les clients continueront de signer le bordereau de vente écrit pour accepter les frais.

Dans les deux cas, les informations suivantes sont requises :

• Le numéro de carte de crédit
• Date d'expiration
• Code CVV2 (code à trois chiffres au dos de la carte)
• Adresse de facturation
• Signature du client

Le bordereau de vente doit également énumérer les articles ou services achetés et le montant total dû. Ces éléments sont nécessaires au cas où le client contesterait le débit auprès de la société émettrice de la carte de crédit.

Se préparer à traiter manuellement

Avant de pouvoir traiter une carte de crédit manuellement, vous aurez besoin d'un compte marchand. Un compte marchand vous permet d'initier et d'exécuter une transaction par carte de crédit. Il existe de nombreuses sociétés de compte marchand disponibles.

Pay Pal

Pay Pal permet à un commerçant de saisir facilement en ligne les informations de carte de crédit collectées à tout moment une fois la vente terminée. Les paiements sont déposés sur le compte PayPal du commerçant, qui peut être retiré avec la carte de débit MasterCard de PayPal ou directement sur le compte bancaire professionnel du commerçant. Le compte de terminal virtuel de PayPal comprend une configuration gratuite et coûte 30 $ par mois, plus des frais de 3,1 % sur chaque vente et des frais de 0,30 par transaction.

QuickBooks

QuickBooks Les services marchands sont un choix populaire parmi les entreprises qui utilisent déjà le logiciel QuickBooks pour la comptabilité. Les utilisateurs du logiciel QuickBooks peuvent facilement entrer les informations de carte de crédit directement dans le logiciel. Les transactions compensées sont automatiquement déposées dans les comptes bancaires de l'entreprise et les états financiers et les rapports générés dans QuickBooks sont automatiquement mis à jour. Cela élimine le besoin d'écritures comptables supplémentaires. Les frais de service mensuels sont de 19,95 $ et les frais de transaction d'entrée au clavier varient de 2,52 à 3,25 % des ventes, plus des frais de 0,25 à 0,29 par autorisation.

Chase Paymentech

Chase Paymentech les comptes marchands sont associés à une marque bancaire nationale qui existe depuis de nombreuses années. Les entreprises qui choisissent Chase pour les services marchands peuvent déjà avoir des comptes commerciaux auprès de la banque, ou simplement trouver du réconfort avec la reconnaissance de la marque Chase. Le terminal virtuel Orbital permet au commerçant de traiter les paiements manuels par carte de crédit en ligne et de profiter également d'un traitement gratuit par tonalité (téléphone). Il n'y a pas de frais de compte annuels et des taux de transaction compétitifs. Cependant, les commerçants doivent contacter un représentant des ventes pour les divulgations de taux complets, car Chase Paymentech ne rend pas ces informations disponibles sur son site Web.

Plus d'options

La plupart des banques proposent également ce service à leurs clients professionnels, mais un certain nombre d'autres sociétés en ligne non associées à votre banque proposent également le service. De plus, certains logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks et Peachtree, offrent également des services complémentaires de compte marchand. Après avoir créé un compte marchand, vous pouvez demander une machine d'impression si vous le souhaitez. Que vous obteniez une machine d'impression ou que vous choisissiez simplement de demander des informations de carte écrites à vos clients, vous pourrez saisir les informations de carte manuellement via l'interface de transaction de votre compte marchand.

Peser vos options

Bien que le traitement manuel des cartes vous permette d'accepter les paiements par carte de crédit des clients à des moments où le traitement automatique n'est pas possible, il y a quelques facteurs à prendre en compte. Tout d'abord, vous voudrez examiner les frais par transaction facturés par votre société marchande. Certaines entreprises facturent un taux de transaction ou un pourcentage plus élevé pour les transactions manuelles, car il existe un risque supplémentaire de rétrofacturation du client. Deuxièmement, si une carte traitée manuellement est refusée, vous courez le risque de ne pas être payé pour des biens ou des services que vous avez déjà fournis à votre client.

Dans de nombreux cas, le coût associé à ces risques est minime par rapport à l'impossibilité d'accepter manuellement les paiements par carte de crédit de n'importe quel client, en particulier avec de plus en plus de clients qui décident de conserver leurs cartes plutôt que de l'argent.