COMMENT RÉDIGER UNE LETTRE COMMERCIALE

Femme d'affaires créative souriante travaillant sur ordinateur portable

Rédiger une lettre commerciale n'est pas compliqué. Ce type de communication sert un seul objectif : communiquer rapidement des informations de votre part au lecteur. Une copie serrée, fluide et fluide est lue et comprise. Tout le reste peut embrouiller, ennuyer ou détourner l'attention des points que vous souhaitez faire valoir. Suivez une procédure appropriéeformat de lettre commercialeet restez à l'affût lors de la préparation de ce type de correspondance.

Commençant

Mettez votre meilleur pied en avant en imprimant la lettre sur du papier à en-tête d'entreprise de haute qualité. Avant de commencer, incluez la date en haut, alignée sur la marge de gauche, puis laissez une ligne ou deux et saisissez l'adresse intérieure alignée sur la marge de gauche, comme suit :

Matière

Laissez deux lignes sous l'adresse interne, puis tapez 'Re': (ou 'Subject:'). (Remarque : Re : signifie concernant .) Incluez une déclaration lapidaire du sujet de la lettre. Par example:

Re: Votre présentation la semaine dernière

Salutation

Laissez deux lignes entre le sujet et la salutation. Ne présumez jamais qu'une salutation bavarde Salut, Bob est acceptable, surtout si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas. Utilisez les bons formulaires d'adresse lorsque vous écrivez une lettre d'affaires (M. Wilson, Mme White). L'exception à la règle est lorsque vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire. Dans la mesure du possible, un appel rapide au bureau peut vous aider. Mais si ce n'est pas possible, éliminez les références de genre. Si vous ne savez pas, ne devinez pas. Si vous n'êtes pas sûr du sexe, utilisez le nom complet de la personne en guise de salutation, par exemple Cher Bobby Smith .

Corps

Lorsque vous rédigez le corps de la lettre, utilisez des phrases simples et directes qui communiquent clairement vos idées. Un exemple de ceci est le suivant

Cher M. Hatchet :

J'ai vérifié notre produit de connecteur WhamJet comme solution à votre problème d'efficacité de connectivité en ligne dont nous avons discuté lors de la réunion du Business Boxers Club le 3 juillet. Vous trouverez ci-joint les spécifications et les informations sur le produit pour examen, comme vous l'avez demandé.

Être spécifique

Incluez des détails spécifiques afin que le lecteur puisse clairement comprendre ce que vous communiquez. Voici un exemple:

Vous avez mentionné que vous devez prendre une décision concernant les problèmes de connectivité en ligne d'ici la fin du mois. Pouvons-nous nous retrouver pour déjeuner mercredi prochain 21 à 13h00 ? Nous pourrons parler davantage des applications WhamJet et je pourrai répondre à toutes vos questions. J'appellerai lundi à la première heure pour confirmer.

Soyez direct et sincère

Rien n'est plus décevant que de lire une lettre commerciale pleine de courtoisie hypocrite ou d'un changement de blâme :

Je regrette sincèrement tout inconvénient que la perte de votre réservation a pu vous causer pour votre 50e réunion de classe.
Nous espérons qu'un supplément de 12% sur votre dernière commande ne vous empêchera pas de choisir des produits de notre entreprise à l'avenir.
En raison de circonstances indépendantes de notre volonté…

Au lieu de cela, rendez-le personnel :

Je ne peux pas imaginer la détresse que vous avez dû ressentir lorsque vous avez appris que nous avons perdu votre réservation pour votre 50e réunion de classe.
Je sais qu'un supplément de 12% semble élevé. Laissez-moi vous expliquer pourquoi cela s'est produit. Après, si vous sentez que vous devez annuler votre commande, je comprendrai.
Je suis désolé, mais votre commande peut être retardée de 90 jours. L'ouragan Dennis a détruit le quai de chargement de notre entrepôt en Floride, et nous travaillons aussi rapidement que possible pour le réparer et vérifier que le contenu de l'entrepôt n'a pas été endommagé. Je vous demande s'il vous plaît d'être patient.

Évitez les lettres types

Les lettres types sont au mieux hypocrites. Au lieu de cela, lorsque vous écrivez une lettre commerciale, donnez au lecteur l'impression qu'il est contacté par un humain et pas seulement par des mots tirés d'un ordinateur.

Définir le ton approprié

Le froid et l'éloignement semblent être la réponse privilégiée des entreprises. Ne l'imitez pas. Essayez d'imaginer que vous parlez à une personne face à face. Souhaitez-vous commencer votre conversation avec la même ouverture? Mettez-vous à la place de votre lecteur. Si l'on doit vous dire Non , comment aimeriez-vous qu'on vous le dise ? Prenez le temps d'expliquer pourquoi, mais pas d'une manière trop formelle ou décontractée. Ces deux approches sont insultantes.

Gardez vos pensées, et peu importe à quel point vous pensez qu'une personne est stupide, ne condescendez pas et ne communiquez pas votre supériorité de quelque manière que ce soit. Veillez à ce que votre opinion ne coule pas dans la lettre. Gardez également votre colère sous contrôle. Si vous tirez depuis la hanche, le résultat peut être désastreux. Lorsque vous écrivez une lettre pour aborder un sujet qui vous met en colère, mettez la lettre de côté avant de l'envoyer. Mieux encore, dormez dessus. La colère se dissipe avec le temps. Une lettre commerciale remplie d'invectives ne le fait pas.

Conclusion de la lettre

Àfermer la lettre, rédigez un bref résumé, récapitulant tous les éléments d'action et indiquant au destinataire à quoi s'attendre ensuite. Utilisez une fermeture formelle telle que Sincèrement , puis laissez quelques lignes pour votre signature avant de taper votre nom, votre titre et votre entreprise. Par exemple:

Sincèrement,

Jeff Smith, président
Connecteurs WhamJet

Écrivez vos lettres en utilisant ce format : salutations, reconnaissance du problème, besoin ou demande, appel à l'action de ce que vous ferez ou que le lecteur devra faire, et déconnectez-vous.

Conseils

Gardez les points suivants à l'esprit lorsque vous rédigez une lettre commerciale :

Une lettre commerciale ne permet pas les méandres bavards, et conversation n'est pas une licence pour devenir bâclé.
Assurez-vous que vos informations, telles que l'adresse, le nom de l'entreprise, le nom de la personne et l'orthographe sont toutes correctes.
Vérifiez votre orthographe et votre grammaire. Relire et Éditer votre lettre soigneusement pour les erreurs.

Outil de communication d'entreprise efficace

Il existe plusieurs types de lettres commerciales. Vous trouverez peut-être utile d'examiner quelques exemples de lettres spécifiques, telles queexemples de lettres de vente,lettres d'excuses commerciales, ou alorslettres de recommendation. En suivant le format approprié et en considérant soigneusement ce que vous dites avant d'écrire, vous pouvez créer unlettre d'affaire professionnellequi présente votre entreprise sous un jour positif.