Modèles de page de garde de télécopie imprimables

La bonne page de garde de télécopie peut aider votre correspondance à paraître professionnelle et ordonnée. Au lieu de griffonner un message à et de sur la première page de vos télécopies sortantes, utilisez l'une de ces pages de garde personnalisables et gratuites.

Feuilles de garde de télécopie imprimables gratuites

Téléchargez l'une des pages de couverture imprimables et personnalisables ci-dessous en cliquant sur l'image de votre choix. Ces documents sont appropriés pour les télécopies personnelles ou professionnelles. Notez que le logo LoveToKnow n'apparaîtra pas sur la page imprimée. Le fichier s'ouvrira au format PDF que vous pourrez modifier, enregistrer et imprimer. Si vous avez besoin d'aide pour télécharger la page de garde, consultez cesconseils utiles.

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Utilisation de ces modèles de page de garde de télécopie

Une fois que vous avez ouvert la page de garde de votre choix, cliquez simplement dans l'une des zones ombrées pour ajouter des informations. Utilisez la section commentaires pour fournir des instructions ou noter des détails importants, par exemple si le fax est de nature confidentielle ou personnelle. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez le télécharger pour l'enregistrer et/ou l'imprimer. Vous pouvez également imprimer quelques copies de la page de garde vierge de la télécopie afin d'avoir un accès rapide aux formulaires imprimés qui peuvent être remplis à l'aide d'un stylo chaque fois que vous devez envoyer une télécopie.

Plus d'options de page de garde de télécopie

Si vous souhaitez davantage d'options pour l'impression des pages de garde de télécopie, envisagez ces options :

• Microsoft propose plusieurs modèles Word gratuits et faciles à utiliser pour les pages de garde de fax. Si vous n'avez pas Microsoft Word, ce modèle de Google est une bonne option. Ce sont d'excellentes options gratuites, et il est facile d'ajouter votre logo pour l'identité de la marque .
• Logiciel rigide est une application logicielle de page de garde qui vous permettra d'imprimer votre logo sur une page de garde de fax préformatée, ainsi que de vérifier votre orthographe et de stocker un nombre illimité de noms et de numéros de fax pour un rappel facile. L'inscription est requise; ça coûte 19 $.
• Edraw Max est basé sur des vecteurs et riche en options pour créer des pages de garde de fax basiques ou sophistiquées. Vous pouvez commencer par un essai gratuit. Les abonnements d'un an sont de 99 $. Des abonnements à plus long terme sont également disponibles.

Services de télécopie électronique

Les services de télécopie par courrier électronique par Internet peuvent simplifier le processus d'envoi de télécopies. Il crée un environnement de télécopie sans papier et vous permet de télécopier depuis n'importe quel endroit où vous avez accès à Internet. Cette technologie est parfois hébergée sur des serveurs distants et parfois dans le cloud, et elle permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des fax via des ordinateurs, des tablettes et des smartphones. Les images sont nettes et colorées, et les utilisateurs ne sont plus attachés à des câbles téléphoniques.

Fournisseurs de télécopie électronique

Voici quelques exemples de services de télécopie électronique :

• e-Fax les plans commencent à 16,95 $ par mois, plus des frais d'installation uniques de 10,00 $. Le système permet aux utilisateurs d'ajouter des signatures, des coordonnées avec Microsoft Outlook et est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Nextiva fournit des numéros de fax locaux à ses utilisateurs. Les forfaits commencent à 20 $ par mois, par utilisateur. Le système renverra également automatiquement les fax qui ne passent pas la première fois.

Feuilles de couverture avec télécopies électroniques

Bien que les pages de garde de télécopie ne soient pas obligatoires lors de l'envoi de télécopies électroniques, la plupart des gens les trouvent toujours utiles. La plupart des services de télécopie électronique offrent trois options :

• Une page de base par défaut
• Une sélection de pages à utiliser à la place des pages par défaut
• Pages de garde personnalisées

Fax Etiquette

La télécopie peut être informelle ou occasionnelle, mais elle ne devrait jamais être non professionnelle. Quelques clins d'œil simples à l'étiquette peuvent vous maintenir en règle et faire gagner un temps précieux à vos destinataires.

Éléments à inclure sur une page de transmission de télécopie

Votre page de garde de télécopie doit toujours inclure les éléments suivants :

• Votre nom
• Vos coordonnées
• Nombre de pages envoyées, y compris la page de garde
• Nom du récipient

Clause de non-responsabilité facultative en matière de confidentialité

De nombreux télécopieurs vont encore plus loin et ajoutent une clause de non-responsabilité, le cas échéant. C'est généralement près du bas de la page. La langue varie d'une entreprise à l'autre, mais un exemple est :

• 'Le contenu de cette transmission par fax appartient à l'expéditeur et peut inclure des informations exclusives et confidentielles de la société ABC.'

Lors de l'envoi de matériel confidentiel ou urgent, il est conseillé d'appeler le destinataire pour lui faire savoir que le fax est en route.

Astuce pour la transmission de fax

Que vous envoyiez un fax traditionnel ou électronique, il peut être utile de considérer la couverture comme l'enveloppe contenant votre message. Il relie les pages entre elles, fournit des informations sur la livraison et indique au destinataire qui a envoyé le fax.