ÉCHANTILLONS GRATUITS DE POLITIQUES ET PROCÉDURES

Lors de l'élaboration de politiques et de procédures pour votre propre entreprise, il peut être très utile d'examiner d'abord des exemples de ces types de documents. Bien sûr, votre version finale doit refléter les pratiques réelles de votre entreprise, mais il peut être utile de commencer par un document préexistant pour vous inspirer plutôt que de partir d'un écran vide. Avant de mettre en œuvre une nouvelle politique, faites-la examiner par le conseiller juridique de votre entreprise pour vérifier sa conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales applicables. Les exemples fournis ici sont à titre informatif seulement et ne constituent pas des conseils juridiques.

Exemple de politique de présence

La politique d'assiduité d'une entreprise doit définir les termes clés, spécifier les procédures de signalement des absences et détailler les conséquences applicables.

Exemples de procédures de paie

Le but de ce type de politique est de définir la période de paie de l'entreprise, de spécifier les dates de paie et de fournir des détails sur les charges sociales et la manière dont les employés sont tenus de déclarer leur temps. Il est également conseillé d'inclure la façon dont les saisies-arrêts sont traitées et d'informer les employés de leur obligation de maintenir leur adresse à jour à des fins fiscales.

Procédures de paie

Exemple de politique d'utilisation des cartes de crédit

Si vous émettez des cartes de crédit d'entreprise à des employés, il est impératif de leur faire signer une politique décrivant les directives d'utilisation.

Politique d'utilisation des cartes de crédit

Politique de code vestimentaire

C'est une bonne idée de fournir une politique écrite qui spécifie les attentes pour les vêtements de travail. L'exemple de politique fourni ici décrit une approche décontractée, bien qu'elle puisse être ajustée pour répondre aux besoins de tout lieu de travail.

Code vestimentaire décontracté d'affaires

Politiques de congé

Que votre entreprise propose des congés payés (PTO) ou une combinaison de congés de maladie et de vacances, il est important de définir clairement les procédures d'utilisation. De plus, si votre entreprise est un employeur couvert en vertu de la loi sur le congé médical familial (FMLA), vous devez également avoir (et suivre) une politique écrite de la FMLA.

Congés payés : Cet exemple de politique fournit une description claire de la façon dont les congés sont gagnés et accumulés, le nombre maximal de congés pouvant être accumulés, comment ils sont payés lorsqu'une personne quitte l'entreprise et comment planifier les congés.
Congé de maladie : Cette politique explique clairement comment les salariés acquièrent des congés maladie et les conditions dans lesquelles ils peuvent être pris. Il fournit également des détails sur la façon dont les employés qui doivent prendre un congé de maladie doivent informer l'employeur et sur les types de documents qui doivent être fournis.
Vacances : Ce document est un exemple de politique d'entreprise spécifique aux vacances. Il fournit des détails sur l'admissibilité et l'accumulation, ainsi que les procédures de demande d'approbation pour utiliser les congés accumulés en vertu de la politique.
FMLA : Cette politique FMLA comprend des informations relatives à l'éligibilité FMLA, aux événements de qualification, à la certification et plus encore. Vos procédures de certification devraient exiger l'utilisation deFormulaires FMLAdisponible auprès du ministère du Travail (DOL).

Politiques de sécurité au travail

La sécurité est importante dans tous les environnements de travail, bien que les exigences des politiques varient considérablement en fonction de la nature et du niveau de risque associé au type de travail effectué.

Sécurité de la construction : Cet exemple est écrit pour répondre aux besoins de sécurité spécifiques aux chantiers de construction.
Sécurité des soins de santé : Passez en revue les politiques de sécurité réelles utilisées par Johns Hopkins Medicine pour avoir une idée de ce qui doit être inclus dans la documentation d'un organisme de santé.
Sécurité au bureau : Bien que les environnements de bureau ne soient pas les exigences de travail les plus dangereuses, il existe toujours des risques. Cet échantillon aborde les problèmes de sécurité courants pour ce type de lieu de travail.
Santé et sécurité : Les exemples fournis par l'Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) couvrent un large éventail d'environnements de travail.
Sécurité et utilisation du parc de véhicules : Fourni par une compagnie d'assurance, cette politique générale régit l'utilisation des véhicules appartenant à l'entreprise.

Politiques en matière de drogues et d'alcool

Il est important d'avoir une politique qui énonce la position de votre entreprise sur la toxicomanie et délimite toutes les procédures de dépistage des drogues et de l'alcool. Votre fournisseur d'assurance contre les accidents du travail a probablement une politique standard sur les drogues et l'alcool qu'il recommande ou exige. Si ce n'est pas le cas, vous trouverez peut-être que l'un d'entre eux est approprié.

Abus de substance : Cette politique détaille les procédures pour les tests préalables à l'emploi, fondés sur la cause et aléatoires pour les drogues et l'alcool, ainsi que les interdictions, les procédures et les conséquences en cas de violation de la politique.
Milieu de travail sans drogue : Cet exemple va un peu plus loin, incorporant des problèmes tels que le comportement en dehors des heures de travail qui peuvent avoir un impact sur la réputation de l'entreprise et l'utilisation de médicaments sur ordonnance non prescrits à l'individu.

Remarque : Il s'agit d'un domaine qui évolue rapidement en ce qui concerne les exigences réglementaires. Vous devez être conscient de la Règle de l'OSHA adoptée en 2016 qui limite le droit des employeurs d'exiger des tests de dépistage de drogue généraux après un accident. Il est également important de savoir qu'il existe des États où les employeurs ne peuvent pas appliquer les politiques en matière de médicaments pour les employés souffrant de problèmes de santé.

Politiques et procédures de dotation

Il est important pour toute entreprise d'avoir des politiques et des procédures spécifiques qui régissent le processus de sélection des employés. Cela permet de garantir que les candidats sont traités équitablement et que l'entreprise se plaint des exigences d'égalité des chances dans l'emploi (EEO).

Procédures préalables à l'emploi : Ce document décrit tous les aspects du processus de pré-emploi, comme la manière dont les candidatures sont acceptées ; quelles informations les employés potentiels doivent fournir ; comment sont menés les entretiens, les vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogue et autres examens préalables à l'emploi ; et comment les offres d'emploi sont faites.
Recrutement & Sélection : Vous trouverez ici des procédures pour savoir quoi faire une fois le besoin d'embaucher plus d'employés identifié, telles que l'affichage des postes (internes/externes), l'examen des curriculum vitae ou des candidatures, les entretiens, la sélection des candidats et l'offre de postes.
Politique de recrutement externe : La procédure d'embauche des candidats externes n'est pas la même que celle des promotions internes. Cet exemple de politique énonce une approche pour gérer cette approche d'embauche de manière structurée.
Directives d'entrevue : Cette vue d'ensemble à l'intention des responsables du recrutement à utiliser lors des entretiens couvre tous les aspects du processus d'entretien, de la sélection des candidats en fonction des tâches et des priorités du poste à la planification et à la conduite des entretiens.

Nouvelles politiques et procédures d'embauche

Il est conseillé d'avoir un processus structuré en place pour les différentes phases du processus de nouvelle embauche.

Nouvelle location : Cet exemple de politique explique étape par étape ce que les RH et les managers doivent faire en vue de l'intégration d'un nouvel employé, ainsi que les étapes à suivre pendant leur période d'emploi initiale.
Orientation des employés : Cet aperçu général décrit le calendrier et les responsabilités pour l'orientation des employés. Envisagez d'adapter cet exemple d'orientation des employés et de liste de contrôle des nouveaux employés en tant que procédures spécifiques.
Nouvelles procédures de mentorat des employés : Si votre entreprise a un programme de mentorat formel pour les nouveaux membres de l'équipe, il peut être avantageux de rédiger un document de procédures formelles décrivant les attentes et les lignes directrices. Revoyez cet exemple de collège communautaire pour commencer.

Politiques relatives aux équipements technologiques

Une politique bien rédigée décrit les règles spécifiques à suivre et qui doit les suivre. Dans la plupart des cas, tous les employés doivent suivre des politiques et des procédures écrites. Certaines politiques ne s'appliquent qu'aux cadres ou aux employés.

Utilisation de l'ordinateur : Fourni par l'Association of Corporate Counsel, cette politique d'utilisation de l'ordinateur peut être bénéfique si vous recherchez une politique assez simple qui décrit les règles de base.
Utilisation d'Internet, du courrier électronique et de l'ordinateur : Si vous souhaitez revoir une politique technologique plus complexe, ce document de la Texas Workforce Commission est un bon exemple.
Des médias sociaux : Dans le monde des affaires moderne, il est nécessaire d'avoir une politique de médias sociaux. Quelle que soit la politique que vous adoptez, elle doit être conforme à Directives du National Labor Relations Board (NLRB) .
Téléphones portables : Cet exemple de politique relative aux téléphones portables/smartphones offre des conseils concernant l'utilisation des téléphones portables personnels sur le lieu de travail ainsi que pour les appareils mobiles appartenant à l'entreprise.
Télécommunications : Certaines entreprises établissent une politique de télécommunications distincte des autres politiques axées sur la technologie. Si c'est quelque chose qui intéresse votre organisation, envisagez de revoir cette politique utilisée par une université en Californie.

Principaux avantages des politiques écrites

La mise en œuvre de politiques écrites présente plusieurs avantages pour les employeurs. L'un des principaux avantages est que vous évitez les incohérences. Une politique écrite donne aux gestionnaires et aux superviseurs des instructions claires sur la gestion de situations de travail spécifiques. Si un employé est chroniquement en retard, la politique énonce les conséquences.

Bien sûr, avoir des politiques et des procédures écrites n'est qu'un début - les superviseurs doivent en fait les suivre et les appliquer de manière cohérente. Lorsque les gestionnaires suivent la politique écrite, vous pouvez éviter qu'un gestionnaire licencie un employé en retard et qu'un autre gestionnaire n'avertit que l'employé en retard, ce qui pourrait créer un environnement injuste ou discriminatoire.

Mettre vos politiques par écrit permet aux employés de savoir exactement ce qu'ils doivent faire pour rester en règle. L'une des meilleures façons d'utiliser un manuel de politiques est de faire signer aux nouveaux employés une déclaration confirmant qu'ils ont lu et acceptent de se conformer aux politiques du manuel. Si quelqu'un enfreint l'une des politiques, vous avez la preuve que l'employé fautif connaissait les règles à l'avance et devrait être tenu responsable de ses actes.

L'importance de l'examen juridique

N'utilisez jamais d'exemples de politiques et de procédures que vous trouvez en ligne telles quelles, car toute politique que vous adoptez doit refléter les pratiques réelles de votre entreprise. Ils doivent également être conformes à toutes les lois et réglementations applicables, et il peut y avoir des différences significatives dans les exigences de conformité nationales et locales. Vous devez toujours consulter un avocat agréé ayant une expérience spécifique au droit du travail avant de finaliser les politiques et procédures, qu'il s'agisse de documents individuels ou combinés pour former un manuel de l'employé ou un manuel de procédures.